Rozwiązania zapewniające zgodność z przepisami dotyczącymi wiadomości: jak zachować bezpieczeństwo i uniknąć kar

Organy regulacyjne na całym świecie zaostrzają standardy dotyczące komunikacji cyfrowej.

W Stanach Zjednoczonych ustawa o ochronie użytkowników telefonów (TCPA) i ustawa CAN-SPAM nakładają ścisłe ograniczenia na wiadomości reklamowe.

W Europie wymóg zgody i ochrony danych jest egzekwowany przez Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych (RODO).

Operatorzy sieci komórkowych wprowadzają własne zasady dotyczące przesyłania wiadomości , których firmy muszą przestrzegać, aby utrzymać płynność ruchu w sieci.

Ignorowanie tych standardów nie wchodzi w grę. Kary za każde naruszenie przepisów mogą sięgać tysięcy dolarów , a przewoźnicy mogą całkowicie zablokować nadawców, którzy nie przestrzegają zasad.

Typowe kategorie zgodności

Zgodność odnosi się do wielu typów podejść. Poniżej przedstawiamy kategorie, które podlegają różnym zasadom i wytycznym dotyczącym zgodności:

• Zgoda i opt-in – użytkownicy muszą wyraźnie wyrazić zgodę na otrzymywanie wiadomości tekstowych.
• Mechanizmy rezygnacji – każda wiadomość powinna umożliwiać łatwą rezygnację z dalszego kontaktu.
• Standardy treści – zabronione są tematy (np. nielegalne towary) lub język wprowadzający w błąd.
• Prywatność danych – Przechowywanie i przetwarzanie numerów telefonów musi być zgodne z przepisami o ochronie prywatności.

Wymagania te stanowią podstawę zgodności wiadomości SMS, a także zgodności wiadomości tekstowych w ogóle na każdym większym rynku .

Choć to bardzo poważny problem, nie oznacza to, że zgodność z przepisami równa się złożoności . Podzieliliśmy cały proces na 3 etapy, więc przyjrzyjmy się im bliżej.

Krok 1: Zacznij od oceny ryzyka

Zbadaj obecne praktyki : Gdzie przechowywane są zgody? Czy prośby o rezygnację z subskrypcji są realizowane na bieżąco? Przegląd zasad pomoże Ci zidentyfikować luki, zanim pociągną za sobą kary .

Krok 2: Ustal jasne zasady przekazywania komunikatów

Napisz jasne, wewnętrzne wytyczne obejmujące :

• Zarządzanie zgodą
• Limity częstotliwości wiadomości
• Wymagane ujawnienia w tekstach promocyjnych
• Bezpieczne przetwarzanie danych klientów

Aby w pełni przestrzegać zasad dotyczących wiadomości tekstowych, koniecznie udokumentuj te kroki.

Krok 3: Monitorowanie pętli sprzężenia zwrotnego nośnej

Operatorzy monitorują skargi dotyczące spamu i wskaźniki dostarczalności. Ustaw alerty na wypadek gwałtownego wzrostu liczby skarg (lub nagłego spadku dostarczalności), ponieważ mogą one stanowić wczesne ostrzeżenie, że kampania może naruszać wymogi dotyczące wiadomości tekstowych.

Doświadczone zespoły na całym świecie stosują te strategie, aby dostosować działania zanim problemy się zaostrzą .

Ręczny nadzór nie wystarcza. Nowoczesne rozwiązania do zarządzania zgodnością komunikatów automatyzują znaczną część żmudnych zadań :

• Narzędzia do śledzenia zgód, które rejestrują zgody i rezygnacje
• Automatyczne czyszczenie list osób, których nie należy kontaktować
• Szablony wymuszające wymagany język lub ujawnienia
• Raporty doręczenia umożliwiające sprawdzenie routingu i zawartości wiadomości

Wybierając technologię, szukaj systemów łączących automatyzację z widocznością . Zunifikowana skrzynka odbiorcza wiadomości może konsolidować wiadomości SMS, e-mail i wątki czatu, ułatwiając zespołom szybkie wykrywanie i rozwiązywanie problemów związanych ze zgodnością.

Niezawodny interfejs API do obsługi wiadomości jest równie ważny, ponieważ pozwala firmom zintegrować kontrolę zgodności bezpośrednio z przepływami pracy, zamiast polegać na ręcznym przeglądzie.

Dodatkowe wskazówki dotyczące zgodności z zasadami dotyczącymi wiadomości tekstowych

Poza podstawowymi strategiami, każda firma powinna stosować dodatkowe strategie, aby zachować zgodność z przepisami dotyczącymi wiadomości tekstowych i chronić swoją reputację. Przeanalizujmy je poniżej:

Pisz wiadomości ostrożnie

Unikaj mylących sformułowań i zawsze podawaj nadawcę. W każdym tekście promocyjnym umieszczaj zwrot „opt-out”, np. „Odpowiedz STOP, aby zrezygnować z subskrypcji”.

Szanuj czas i częstotliwość

Wiele regionów ogranicza wysyłanie wiadomości w określonych godzinach. Należy zachować rozsądny poziom zasięgu, ponieważ jedno jest pewne – nadmierna ilość wiadomości wywołuje skargi i kontrolę .

Prowadź ewidencję

Przechowuj dowody zgody, treści wiadomości i potwierdzenia doręczenia. W przypadku sporu, odpowiednie zapisy potwierdzą przestrzeganie standardów dotyczących wiadomości mobilnych.

Przykład tekstu zgodnego z przepisami

Właściwy​ przykład komunikatu zgodności może wyglądać następująco:

„Dziękujemy za dołączenie do [Marki]! Zyskaj 10% zniżki na kolejne zamówienie. Odpowiedz STOP, aby zrezygnować.”

W ten sposób zachowujesz przejrzystość intencji marketingowych, dając jednocześnie klientom natychmiastową kontrolę.

Niektórzy twierdzą, że przestrzeganie zasad ogranicza marketing, ale w rzeczywistości wręcz go wzmacnia. Szanowanie preferencji klientów zwiększa zaangażowanie i zmniejsza liczbę rezygnacji .

Na przykład, uruchamiając kampanie marketingowe SMS-owe , segmentuj odbiorców i wysyłaj odpowiednie oferty tylko tym osobom, które o nie poprosiły.

Krótko mówiąc, przemyślana kampania marketingowa buduje lojalność, nie przekraczając granic regulacyjnych.

Rozwiązania upraszczające nadzór

Współpraca ze specjalistycznymi platformami może zmniejszyć obciążenie związane z ciągłym monitorowaniem . Zaawansowane systemy, w które wyposażone są te platformy, mogą oceniać wiadomości pod kątem globalnych reguł przed ich dostarczeniem, pomagając firmom zachować bezpieczeństwo.

Jeśli rozważasz zwiększenie zasięgu swojej działalności, dostawcy tacy jak TopMessage oferują kompleksowe narzędzia do przesyłania wiadomości biznesowych zgodne z przepisami , w tym optymalizację dostarczania i wbudowane zabezpieczenia przepływów promocyjnych.

Przestrzeganie właściwych praktyk zgodności w komunikacji biznesowej to coś więcej niż unikanie kar , ponieważ daje możliwość budowania zaufania i wzmacniania relacji z klientami.

Przejrzyste zasady, zautomatyzowane zabezpieczenia i staranny monitoring dostaw i reklamacji pomagają firmom komunikować się pewnie.

A jeśli rozważasz zwrócenie się o pomoc poza swoją organizację, z pewnością warto rozważyć rozwiązania takie jak TopMessage. Dzięki takim platformom możesz dodać kolejną warstwę zabezpieczeń, ułatwiając wysyłanie wiadomości zgodnych z przepisami, jednocześnie utrzymując wysoki poziom zaangażowania.